En la actualidad, la gestión administrativa de las empresas se ha vuelto más compleja, y es esencial que los empresarios comprendan los sistemas disponibles para facilitar su trabajo. Uno de los más importantes en España es el Sistema RED, una herramienta diseñada por la Seguridad Social para optimizar la comunicación entre empresas y la administración pública. En este artículo, exploraremos a fondo qué es el Sistema RED, quiénes están obligados a usarlo, los medios de envío de información que ofrece y cómo acceder a él de manera efectiva.
- ¿Qué es el sistema RED?
- ¿Quién está obligado a utilizar el sistema RED?
- Medios disponibles para el envío de información en el sistema RED
- Pasos para acceder al sistema RED de la Seguridad Social
- ¿Existe algún teléfono de consultas del sistema RED?
- Notificaciones telemáticas de la Seguridad Social
- Consulta de documentación: Papeles Claros
¿Qué es el sistema RED?
El Sistema RED es un sistema de comunicación electrónica que permite a las empresas y a ciertos profesionales enviar y recibir información de manera segura y eficiente con la Seguridad Social. Esta plataforma se utiliza para realizar trámites administrativos sin necesidad de desplazarse a las oficinas de la administración, lo que representa un avance significativo en la modernización de la gestión empresarial.
Entre las gestiones más comunes que se pueden realizar a través del Sistema RED se encuentran:
- Cotización: Presentación de la Relación Nominal de Trabajadores, gestión de saldos acreedores y pago de cuotas.
- Afiliación: Altas y bajas de trabajadores en el sistema.
- Tramitación de partes de baja y alta: En caso de accidentes laborales o enfermedades profesionales.
- Envío de certificados: Documentos relacionados con la maternidad o paternidad.
- Gestión de autorizaciones: Solicitudes de código de cuenta de cotización (CCC) o número de afiliación (NAF).
Tradicionalmente, muchos de estos trámites eran realizados por gestorías, pero el Sistema RED ha evolucionado, permitiendo a los empresarios realizar estos procesos de forma autónoma si cuentan con los conocimientos adecuados. Esto les otorga una mayor flexibilidad y control sobre sus obligaciones laborales.
¿Quién está obligado a utilizar el sistema RED?
Desde enero de 2011, se ha establecido la obligación de usar el Sistema RED para una serie de entidades y profesionales. Esto incluye:
- Empresas: Todas las empresas que gestionan trabajadores deben utilizar el sistema para presentar cotizaciones y realizar otros trámites.
- Agrupaciones de empresas: Cualquier grupo de empresas que comparta recursos o responsabilidades laborales.
- Autónomos: Aquellos que tienen trabajadores a su cargo deben registrarlos y gestionar sus obligaciones a través del sistema.
El uso de este sistema aporta ventajas significativas como la eliminación de desplazamientos a oficinas, acceso 24/7 a la plataforma y la digitalización de la información. Sin embargo, también presenta desafíos, como la necesidad de comprender su funcionamiento y asegurar la correcta gestión de la documentación.
Medios disponibles para el envío de información en el sistema RED
El Sistema RED ofrece varias alternativas para enviar documentación y gestionar trámites, facilitando así la interacción con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Las opciones más relevantes son:
Sistema de Liquidación Directa
El Sistema de Liquidación Directa es la opción más avanzada y accesible para todas las empresas. Permite realizar una mayor cantidad de gestiones y facilita el cálculo de las cuotas basándose en la información proporcionada por ambas partes: la empresa y la TGSS. Esta opción ha reemplazado gradualmente al antiguo sistema RED Internet, que sigue disponible pero se está volviendo obsoleto.
Las empresas pueden acceder a este sistema a través de un software denominado SILTRA, que se puede descargar desde la página de la Seguridad Social.
RED Directo
La opción RED Directo está dirigida a pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos, permitiendo gestionar las cotizaciones de hasta 15 trabajadores. Si se excede este límite, la entidad deberá cambiar a otra modalidad de gestión, pero puede operar sin inconvenientes hasta alcanzar 25 empleados.
A través de RED Directo, todas las gestiones se realizan online sin necesidad de descargar software adicional, con un horario de acceso limitado de 08:00 a 20:00 horas, de lunes a viernes.
Para utilizar el Sistema RED, es fundamental seguir un proceso establecido. A continuación, se detallan los pasos necesarios:
1. Obtener un certificado digital
El primer paso es obtener un certificado digital, que sirve como identificación segura en el sistema. Este certificado ha reemplazado al antiguo SILCON desde 2016. Para asegurarte de que tu certificado es válido, puedes consultar la lista de certificados admitidos en la web de la Seguridad Social.
2. Solicitar autorización para acceder al sistema RED
Una vez que tengas el certificado digital, el siguiente paso es solicitar una autorización. Esto puede hacerse en nombre propio o en representación de otra persona. Es necesario acudir a las Unidades de Atención al Usuario de las Direcciones Provinciales de la Seguridad Social, o presentar la documentación requerida de forma electrónica, que incluye:
- Solicitud FR101
- Fotocopia del documento de identificación
- Documentación que acredite la representación legal
- Certificado de profesional colegiado (si corresponde)
3. Asignación del CCC o del NAF
Con la autorización en mano, deberás solicitar la asignación de un número de CCC o NAF a la autorización. El CCC se otorga al empresario al darse de alta, mientras que el NAF se obtiene al iniciar una relación laboral. Dependiendo de la situación, deberás presentar diferentes formularios en función del NIF que aparece en la autorización.
4. Instalación y prácticas
Finalmente, es necesario instalar ciertos programas informáticos que son esenciales para el correcto funcionamiento del Sistema RED. Estos pueden incluir SILTRA, Internet Explorer y Acrobat Reader. Además, es posible solicitar una capacitación para familiarizarse con el sistema antes de comenzar a realizar gestiones reales.
¿Existe algún teléfono de consultas del sistema RED?
La TGSS ha habilitado un teléfono específico para resolver dudas sobre el funcionamiento del Sistema RED. Puedes llamar al 901 50 20 50, disponible de lunes a viernes, de 09:00 a 19:00. Al llamar, deberás seguir estos pasos:
- Marcar los dos primeros dígitos de tu código postal.
- Elegir 1 para consultas sobre el Sistema RED, 2 para servicios de la sede electrónica o 3 para información general.
- Seleccionar la opción más adecuada a tu consulta para ser atendido por un operador.
Las empresas y usuarios obligados a presentar documentación a través del Sistema RED recibirán notificaciones por internet. Este método es obligatorio, y las entidades tienen un plazo de 10 días naturales para acceder y gestionar dichas notificaciones. Se recomienda configurar un correo electrónico de aviso para estar al tanto de nuevas notificaciones.
Consulta de documentación: Papeles Claros
En AsesoraTech, ofrecemos un servicio llamado papeles claros, donde podrás enviar documentos y recibir asesoría sobre su correcta gestión. Este servicio es ideal para aquellos que necesiten aclarar dudas sobre la documentación requerida en el Sistema RED o cualquier otro trámite relacionado con la Seguridad Social.
Puedes acceder a nuestro servicio "Papeles Claros" aquí, donde te ayudaremos a entender los requisitos y procedimientos necesarios para cumplir con tus obligaciones laborales de manera efectiva.
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