Desde el 1 de octubre de 2018, la Administración Electrónica se convierte en una realidad ineludible para los autónomos en España, marcando un cambio significativo en la forma en que se gestionan las comunicaciones con la Seguridad Social. Este artículo te guiará a través de los detalles de esta normativa y cómo adaptarte a ella.
- La integración de los autónomos en la administración electrónica es obligatoria
- Opciones para gestionar las comunicaciones electrónicas
- ¿Qué autónomos están obligados a utilizar el sistema y qué deben hacer?
- El servicio de consulta y firma de notificaciones telemáticas
- Gestiones disponibles en la Sede Electrónica
- Recursos adicionales y aclaraciones sobre documentación
La integración de los autónomos en la administración electrónica es obligatoria
La Orden ESS/214/2018, que entró en vigor el 1 de octubre de 2018, establece la obligación de los autónomos de utilizar la administración electrónica para todas sus gestiones relacionadas con la Seguridad Social. Este cambio implica una transformación en la forma en que los autónomos deben interactuar con la administración pública, eliminando la necesidad de métodos tradicionales como el envío de cartas certificadas o la presentación de formularios en papel.
A partir de esta fecha, se espera que los autónomos dejen de depender de los métodos tradicionales y se adapten a la nueva realidad digital. Este cambio no solo busca optimizar los procesos administrativos, sino también garantizar una mayor eficiencia y rapidez en la gestión de trámites.
Los trámites que deben realizarse obligatoriamente a través del Sistema RED incluyen:
- Afiliación, cotización y recaudación de cuotas
- Notificaciones y comunicaciones administrativas, que se recibirán exclusivamente a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Opciones para gestionar las comunicaciones electrónicas
Los autónomos tienen dos vías principales para gestionar sus comunicaciones electrónicas con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): hacerlo directamente o delegar la responsabilidad a un tercero autorizado.
a) Gestión directa: Accediendo a la Sede Electrónica de la Seguridad Social, los autónomos pueden realizar sus trámites tras identificarse adecuadamente mediante un sistema de autenticación.
b) Uso del Sistema RED: Este sistema permite que un tercero autorizado, como un gestor o asesor, realice trámites en nombre del autónomo, facilitando así la gestión. Este enfoque es común entre aquellos que prefieren delegar las responsabilidades administrativas.
¿Qué autónomos están obligados a utilizar el sistema y qué deben hacer?
La normativa aplica a los trabajadores autónomos, a los del Sistema Especial de Trabajadores Agrarios y a los trabajadores del grupo I del Régimen Especial de Trabajadores del Mar. Estos grupos deben adaptarse rápidamente al uso de la administración electrónica para evitar posibles sanciones.
El primer paso que deben dar es verificar su acceso a la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Este acceso se realiza mediante un proceso de autenticación, que puede implicar uno de los siguientes métodos:
- Sistema Cl@ve: Permite la identificación mediante un usuario y contraseña, complementado con claves de un solo uso enviadas por SMS.
- DNI electrónico: Facilita el acceso a todos los servicios administrativos.
- Certificado electrónico: Es necesario para realizar trámites, similar al uso del DNI electrónico.
El servicio de consulta y firma de notificaciones telemáticas
El Servicio de Consulta y Firma de Notificaciones Telemáticas es una herramienta fundamental dentro de la Sede Electrónica. Este servicio permite a los autónomos verificar y firmar notificaciones que la TGSS envía directamente a su bandeja de entrada virtual.
Las notificaciones se comunican a través de un correo electrónico que informa al autónomo y a sus autorizados sobre la disponibilidad de nuevas notificaciones. Este sistema es crucial para mantenerse al día con la información administrativa, especialmente en casos de requerimientos o reclamaciones de deuda.
Es importante destacar que:
- Las notificaciones permanecen disponibles por un máximo de 10 días.
- Si no se consultan en ese plazo, se considerarán como notificadas.
- Las comunicaciones incluyen procedimientos de recaudación y posibles sanciones.
Gestiones disponibles en la Sede Electrónica
La Sede Electrónica de la Seguridad Social permite realizar una amplia variedad de gestiones que son esenciales para los autónomos. Algunas de estas gestiones son:
- Consulta y firma de notificaciones telemáticas.
- Altas y bajas en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.
- Cambios en la base de cotización.
- Modificaciones de actividad.
- Solicitudes de modificación de cobertura para contingencias.
- Devoluciones de ingresos indebidos.
- Aplazamiento de deudas con la Seguridad Social.
Estos trámites son vitales para la correcta gestión administrativa de los autónomos y deben realizarse a través de la plataforma correspondiente de manera eficiente.
Recursos adicionales y aclaraciones sobre documentación
Para aquellos autónomos que necesiten asistencia adicional, **AsesoraTech** ofrece un servicio llamado Papeles Claros, donde podrás enviar documentos y recibir aclaraciones sobre la gestión de la documentación requerida por la Seguridad Social. Este servicio proporciona un apoyo continuado para asegurar que los autónomos cumplan con todas sus obligaciones administrativas sin contratiempos.
Si deseas más información sobre el servicio o necesitas enviar documentos, puedes acceder a Papeles Claros y comenzar a gestionar tus necesidades administrativas de manera efectiva.
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